Personvernerklæring – Kunder, Partnere og Leverandører

Kontaktinformasjon for behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig, og dermed den juridiske enheten som er ansvarlig for innsamling og bruk av personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen, er Kalmar Corporation. Kontaktinformasjonen til behandlingsansvarlig er som følger:

Kalmar Oyj

Organisasjonsnummer: 3424222-7

Adresse: Itämerenkatu 25, 00180 Helsinki, Finland

Dersom du har spørsmål om beskyttelsen av dine personopplysninger eller ønsker å utøve dine lovfestede rettigheter, kan du kontakte oss på privacy@kalmarglobal.com.

Når det gjelder spesifikke behandlingsaktiviteter, kan enkelte selskaper i Kalmar-konsernet også opptre som behandlingsansvarlige, enten selvstendig eller i fellesskap med Kalmar Corporation. Kontaktinformasjon for de enkelte selskapene i Kalmar-konsernet er tilgjengelig på: https://www.kalmarglobal.com/contacts/Locations/.

Formål med behandling av personopplysninger

Vårt primære formål er å samle inn informasjon om våre kunder, som hovedsakelig er virksomheter og ikke enkeltpersoner. Vi kan imidlertid samle inn og behandle dine personopplysninger for følgende formål:

• Å levere tjenester til våre kunder.
• Å administrere våre kunde-, leverandør- og partnerforhold.
• Å oppfylle lovpålagte forpliktelser knyttet til forebygging, avdekking og etterforskning av bestikkelser, korrupsjon, hvitvasking og finansiering av terrorisme, samt å bidra til etterforskning av hvitvasking, terrorfinansiering og den straffbare handlingen som har gitt opphav til eiendeler eller økonomisk utbytte som er gjenstand for hvitvasking eller terrorfinansiering (heretter omtalt som KYC/KYP-prosessen).
• Å oppfylle forpliktelser knyttet til sanksjoner.
• Å overholde andre gjeldende lov- og forskriftskrav, samt interne retningslinjer, dokumentasjonskrav og prosedyrer.
• Å behandle henvendelser, klager og krav fra tredjeparter.
• Å håndtere tilsyn, forespørsler fra tilsynsmyndigheter og formål knyttet til eksterne revisjoner.

Kategorier av personopplysninger

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier av personopplysninger:

• Navn
• Kontaktinformasjon i arbeidssammenheng, som e-postadresse og telefonnummer
• Tittel og stilling i virksomheten

Videre kan vi, som en del av KYC/KYP-prosessen, også samle inn og behandle følgende kategorier av personopplysninger:

• Fødselsnummer/personnummer
• Nasjonalitet
• Opplysninger om hvorfor personen er en reell rettighetshaver
• Fødselsdato
• Kjønn
• Personlig kontaktinformasjon, som hjemmeadresse, e-postadresse og telefonnummer
• Bostedsland
• Fotografi
• Arbeids- og utdanningshistorikk
• Opplysninger om straffbare forhold og regulatorisk historikk
• Eierandel i selskaper/aksjer
• Status som, eller tilknytning til, en politisk eksponert person (PEP)

Vi kontrollerer alltid selskaper og kontaktpersoner opp mot sanksjonslistene til Den europeiske union (EU), Office of Foreign Assets Control (OFAC) og De forente nasjoner (FN).

Kilder til personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger enten direkte fra deg, gjennom arbeidsgiveren din eller virksomheten du på annen måte er tilknyttet, eller fra offentlig tilgjengelige kilder, som sosiale medier. Avhengig av hvilke tjenester som leveres, kan vi også innhente personopplysninger fra offentlige myndigheter, selskaper i Kalmar-konsernet og andre tredjeparter.

Eksempler på slike tredjepartskilder inkluderer:

• Offentlige registre
• Finansielle sanksjonslister
• Registre fra kredittopplysningsforetak og andre kommersielle informasjonsleverandører som gir opplysninger om blant annet reelle rettighetshavere og politisk eksponerte personer (PEP).

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Vi samler inn og behandler dine personopplysninger på grunnlag av ett eller flere av følgende behandlingsgrunnlag:

1. Behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale

Et av de rettslige grunnlagene for behandling av dine personopplysninger er å innhente og verifisere opplysninger før det inngås et kontraktsforhold med en kunde, partner eller leverandør. Vi behandler også personopplysninger for å dokumentere og utføre oppgaver som er nødvendige for å oppfylle våre kontraktsforpliktelser, for eksempel levering av tjenester til kunden.

2. Behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse

Vi behandler også personopplysninger for å oppfylle våre forpliktelser etter gjeldende lovgivning, forskrifter og vedtak fra offentlige myndigheter. Eksempler på slike rettslige forpliktelser omfatter KYC/KYP-prosesser, tiltak for å forebygge hvitvasking og terrorfinansiering, bokføringsregler, rapportering til skattemyndigheter og tilsynsmyndigheter, samt andre forpliktelser etter produkt- eller tjenestespesifikk lovgivning.

3. Behandling basert på samtykke

Vi kan samle inn og behandle dine personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke. Dette kan blant annet gjelde behandling av særlige kategorier av personopplysninger. Når vi ber om ditt samtykke, vil vi informere om formålet med behandlingen, hvilke behandlingsaktiviteter som skal utføres, hvilke kategorier av personopplysninger som behandles, samt din rett til å trekke samtykket tilbake. Dersom du har gitt samtykke til behandling av dine personopplysninger, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake.

4. Behandling basert på Kalmars berettigede interesser

Vi samler også inn og behandler dine personopplysninger når dette er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser, forutsatt at disse interessene ikke går foran dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter.

Kalmars berettigede interesser omfatter blant annet: å håndtere virksomhetens risiko, å sikre effektiv levering av tjenester til våre kunder, å administrere kunde-, partner- og leverandørforhold, å sikre effektiv levering av tjenester fra våre leverandører til de formålene som er beskrevet under avsnittet «Formål med behandling av personopplysninger», og å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Disse formålene er nødvendige for en effektiv drift av vår virksomhet og krever derfor innsamling og behandling av personopplysninger. Vi er oppmerksomme på at den registrertes rettigheter i enkelte tilfeller kan veie tyngre enn den behandlingsansvarliges berettigede interesser. Vi har derfor sørget for at det foretas en balansert vurdering mellom den registrertes rettigheter og Kalmars berettigede interesser. Dersom du ønsker mer informasjon om denne interesseavveiningen, kan du kontakte oss på privacy@kalmarglobal.com.

Utlevering av personopplysninger

Vi kan dele dine personopplysninger med våre tjenesteleverandører og forretningspartnere som behandler personopplysninger som databehandlere på våre vegne. Disse databehandlerne kan omfatte leverandører av IT-tjenester, teknologi og verktøy som drifter og vedlikeholder våre data. Dine personopplysninger kan også deles med offentlige myndigheter, forsikringsselskaper og våre profesjonelle rådgivere, som revisorer og juridiske rådgivere.

Vi er forpliktet til å iverksette tilstrekkelige tiltak for å sikre at dine personopplysninger alltid er forsvarlig og effektivt beskyttet. Dette inkluderer å begrense tilgangen til personopplysninger til kun de personene som har et legitimt behov for tilgang for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver.

Overføring av personopplysninger til tredjeland

Vi kan overføre dine personopplysninger utenfor Den europeiske union (EU) og/eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). For å sikre tilstrekkelig beskyttelse av slike overførte data gjelder følgende vilkår:

• EU-kommisjonen har besluttet at landet det gjelder, har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå; eller
• andre egnede sikkerhetstiltak er iverksatt, for eksempel bruk av standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses) godkjent av EU-kommisjonen, eller at databehandleren har gyldige bindende virksomhetsregler (Binding Corporate Rules – BCR) på plass; eller
• det foreligger unntak i særskilte situasjoner, for eksempel når overføringen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller basert på ditt samtykke til den aktuelle overføringen.

Uansett vil vi alltid sørge for at dine personopplysninger er tilstrekkelig beskyttet i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. For mer informasjon om den aktuelle rettslige mekanismen for overføring av personopplysninger, kan du kontakte oss på privacy@kalmarglobal.com.

Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, eller dersom vi er pålagt å oppbevare opplysningene i en lengre periode for å overholde gjeldende lover og forskrifter. Vi vil derfor oppbevare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller så lenge det kreves i henhold til gjeldende krav til lagring i lover og forskrifter.

I tilfeller der vi oppbevarer dine personopplysninger for andre formål enn oppfyllelse av en avtale, for eksempel bokføring og tiltak mot hvitvasking, beholder vi kun personopplysningene dersom dette er nødvendig på grunn av lovpålagte eller regulatoriske krav knyttet til de aktuelle formålene.

Vær oppmerksom på at kravene til lagring av data kan variere innad i Kalmar på grunn av forskjeller i lokal lovgivning. Generelt vil Kalmar lagre kunde-, leverandør- og partneropplysninger i ti år etter avslutningen av det aktuelle forholdet, for å kunne fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettskrav, samt dokumentere etterlevelse av juridiske og regulatoriske forpliktelser ved forespørsel fra myndigheter.

Lagringsperioden for personopplysninger i et konkret tilfelle vil imidlertid avhenge av formålet med behandlingen. Eksempler på ulike formål og tilhørende lagringsperioder er listet nedenfor:

• Opplysninger som lagres for KYC/KYP-prosesser oppbevares i minimum fem år etter avslutningen av forretningsforholdet eller gjennomføringen av den enkelte transaksjonen.
• Opplysninger som lagres for bokføringsformål oppbevares i henhold til lovkrav i opptil ti år.

Vi vil slette eller, etter varsel, korrigere feilaktige eller unøyaktige opplysninger. Vi er forpliktet til å følge våre interne retningslinjer for lagring av data slik de til enhver tid gjelder.

Våre rutiner for informasjonssikkerhet

Personopplysninger kan lagres enten i fysisk form eller elektronisk form. Vi er klar over vårt ansvar for å beskytte den sensitive karakteren til alle personopplysninger. Vi er derfor forpliktet til å iverksette beskyttelsestiltak for å forhindre uautorisert tilgang, endring, innsamling, kopiering, bruk og utlevering av personopplysninger.

Disse tiltakene omfatter: (i) å begrense tilgang til og bruk av informasjon til Kalmar-ansatte, kontraktører, leverandører og andre personer som har et saklig og lovlig behov for tilgang til personopplysninger for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver; (ii) bruk av fysiske og elektroniske tilgangskoder og passord for å kontrollere og begrense tilgang; (iii) opplæring og bevisstgjøring av relevante ansatte og annet personell om personvern og beskyttelse av personopplysninger; (iv) gjennomføring av oppdateringer og bruk av tekniske sikkerhetstiltak som minst oppfyller bransjestandarder.

De registrertes rettigheter

Som registrert har du rett til å be oss informere deg om hvilke opplysninger vi til enhver tid lagrer om deg. Med forbehold om gjeldende lokal lovgivning har du også rett til å:

1. Be om innsyn i personopplysningene vi oppbevarer om deg.
2. Be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger.
3. Be oss slette dine personopplysninger dersom du mener at de bør slettes, med forbehold om gjeldende lover og våre kriterier for lagring av data.
4. Be oss begrense bruken av dine personopplysninger eller protestere mot vår behandling av dine personopplysninger.
5. Protestere mot at vi behandler dine personopplysninger.
6. Be om å få overført dine personopplysninger til deg selv eller til en annen behandlingsansvarlig i samsvar med gjeldende lovgivning.
7. Dersom vi har bedt om ditt samtykke og du har gitt oss samtykke til behandling av dine personopplysninger, kan du ha rett til å trekke tilbake samtykket i samsvar med gjeldende lover.
8. Klage til relevant personvernmyndighet dersom du mener at vi har behandlet dine personopplysninger i strid med gjeldende personvernlovgivning.

Vi vil gjennomgå slike forespørsler og etterkomme dem i størst mulig grad i samsvar med gjeldende lover. Dersom du ønsker å gjennomgå eller kontrollere personopplysninger vi har om deg, få dem korrigert, be om sletting, begrense eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger, eller be om en kopi av slike opplysninger, kan du utøve dine rettigheter ved å kontakte oss på privacy@kalmarglobal.com.

Du trenger ikke betale noe gebyr for å få tilgang til dine personopplysninger eller for å utøve andre av dine rettigheter. Vi kan imidlertid kreve et rimelig gebyr dersom forespørselen din er åpenbart grunnløs eller overdreven. Alternativt kan vi avslå å etterkomme forespørselen i slike tilfeller.

Vi kan be deg om spesifikke opplysninger for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din og sikre at du har rett til tilgang til opplysningene eller til å utøve andre rettigheter. Dette er et nødvendig sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysninger ikke utleveres til personer som ikke har rett til å motta dem.

Endringer i denne erklæringen

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne erklæringen når som helst, og vi oppfordrer deg til å gjennomgå erklæringen med jevne mellomrom for å holde deg informert om eventuelle endringer.

Se også:

Retningslinjer for informasjonskapsler (Cookie Policy)

Personvernerklæring – Nettsted og markedsføring

Juridisk informasjon (Legal Notice)

Sideregisterbeskrivelse

Vilkår for bruk av YouTube

(a) API-klienten bruker YouTube API-tjenester
(b) Googles personvernregler og vilkår for bruk